Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Pontorium GmbH

Rappoltsweilerstraße 2, 14169 Berlin, Deutschland

Telefon: +49 163 7741578

E-Mail: info@pharmatorium.de

Geschäftsführung: Marian Hepke

Handelsregister: Amtsgericht Berlin (Charlottenburg), HRB 284365

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt.

2. Überblick: Worum geht es hier?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Web-App bereitzustellen, Nutzerkonten zu verwalten, Lernfunktionen anzubieten, Umfragen, Produkttests und Feedback durchzuführen, mit Nutzern zu kommunizieren, die Sicherheit zu gewährleisten und – nach Einwilligung – die Nutzung einschließlich der Herkunft von Besuchen und des statistischen Erfolgs unserer Werbemaßnahmen auszuwerten oder Marketing- und Informations-E-Mails zu versenden.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Nutzungsverhältnisses und angeforderter Produkttests

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen, insbesondere Sicherheit, Fehleranalyse, Qualitätssicherung und nutzerorientierte Produktentwicklung

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für einwilligungsbasierte Verarbeitungen, insbesondere Nutzungsanalyse, statistische Herkunfts- und Erfolgsmessung unserer Werbemaßnahmen, Marketing-E-Mails sowie die Kontaktaufnahme zu Testversionen

3. Bereitstellung der Web-App (Zugriffs- und Server-Logs)

Beim Aufruf der Web-App werden technisch bedingt Protokolldaten verarbeitet, z. B.:

• IP-Adresse

• aufgerufene URL

• Datum/Uhrzeit

• User-Agent (Browser/Endgerät)

• HTTP-Status / Fehlerdaten

Zweck: Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse, IT-Sicherheit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Protokolle beim Hosting werden bis zu 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht/überschrieben.

Serverstandort: EU, insbesondere Frankfurt am Main (Deutschland).

4. Registrierung, Nutzerkonto und Lernen

Für die Nutzung ist ein Nutzerkonto erforderlich.

Kontodaten (bei Registrierung / im Profil):

• Vorname, Nachname

• E-Mail-Adresse

• Nutzername

• Bundesland

• Universität (optional)

• interne Nutzerkennung (User-ID): wird automatisch vergeben und dient der technischen Zuordnung (nicht öffentlich sichtbar)

Die Bereitstellung der für die Registrierung erforderlichen Daten ist für die Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Nutzerkonto erstellt werden.

Lern-/Nutzungsdaten: z. B. gespeicherte Lerninhalte (Fragen/Antworten), Lernfortschritt, Zuordnungen zu Lerneinheiten, soweit für die Funktionen erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Bis zur Löschung des Nutzerkontos bzw. solange erforderlich. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

4a. Umfragen, Produkttests und Feedback

Innerhalb von pharmatorium kannst Du freiwillig an Umfragen und Produkttests teilnehmen sowie Fehlerhinweise und allgemeines Feedback übermitteln. Dazu gehören insbesondere die App-Umfrage, der KI-Trainer-Produkttest mit den zugehörigen Session-Feedbacks sowie kartenbezogenes und allgemeines Feedback.

Je nach Formular und Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

• Deine interne Nutzerkennung und die Zuordnung zu Deinem Nutzerkonto

• Deine Umfrageantworten, Bewertungen, Auswahlentscheidungen, Preisangaben und Freitexte

• Angaben zu gewünschter App-Nutzung, Geräten und Funktionsprioritäten

• Angaben zu Studium, Prüfungsvorbereitung, bisherigen KI-Erfahrungen und Erwartungen an den KI-Trainer

• Bearbeitungs-, Absende-, Prüf- und Abschlussstatus sowie Zeitstempel

• bei Session-Feedbacks die Kennung und den Modus der zugehörigen KI-Trainer-Session sowie Angaben zu Startzeit, Dauer und verwendeter oder erstatteter Testzeit

• bei Kartenfeedback die betroffene Karten- oder Kontextkennung, den Feedbacktyp, den vollständigen Nachrichtentext, den Bearbeitungsstatus, interne Bearbeitungsvermerke und Angaben zu Benachrichtigungen

• bei Interesse an TestFlight oder Informationen zu einer Android-Testversion die angegebene E-Mail-Adresse und den jeweiligen Interessensstatus

Bei der App-Umfrage wird der Bearbeitungsstand automatisch gespeichert und beim nächsten Öffnen wieder geladen. Auch nicht abgeschlossene App-Umfragen bleiben als Entwurf gespeichert. Beim KI-Trainer-Produkttest wird ein Fragebogen erst gespeichert, wenn er vollständig abgesendet wurde.

Wir verarbeiten diese Daten insbesondere, um:

5. PDF-Upload und KI-gestützte Karteikarten

Wenn Du die Funktion zur KI-gestützten Erstellung von Karteikarten nutzt, werden hochgeladene PDF-Dateien nur temporär verarbeitet. Die PDF-Dateien selbst werden nicht dauerhaft gespeichert und nach der Verarbeitung verworfen. Gespeichert werden nur die generierten Lerninhalte in der Datenbank.

Im Rahmen der KI-gestützten Erstellung von Karteikarten wird extrahierter Textinhalt aus hochgeladenen PDF-Dateien an OpenAI übermittelt. Es werden dabei keine Kontodaten wie Name, E-Mail-Adresse oder Nutzername und keine Metadaten wie eine User-ID an OpenAI übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit im Zusammenhang mit OpenAI personenbezogene Daten in ein Drittland, insbesondere in die USA, übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Hinweis: Bitte lade keine PDFs hoch, die unnötige personenbezogene Daten Dritter enthalten.

6. Authentifizierung, Sitzungen und Sicherheitslogs

Für Login und Sitzungsverwaltung werden technisch notwendige Daten verarbeitet, z. B. Session-Token.

Zusätzlich werden Sicherheits- und Authentifizierungslogs erstellt, u. a.:

• erfolgreiche Logins und Loginversuche

• Fehlversuche, z. B. „Invalid credentials“

• Passwort-Reset, E-Mail-Verifikation, Session-Erstellung/Löschung

• jeweils mit Zeitpunkt, IP-Adresse, User-Agent und Fehlertyp

Zweck: Sicherheit, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: 7 Tage.

7. Cookies (technisch notwendig) und Einwilligung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, damit Login und Sitzungsverwaltung funktionieren, insbesondere Auth- und Session-Cookies. Diese sind für den Betrieb der Web-App erforderlich.

Für nicht notwendige Cookies und Technologien, insbesondere Google Analytics 4, holen wir vorab Deine Einwilligung ein. Google Analytics 4 wird nur geladen, wenn Du eingewilligt hast, und ausschließlich für die statistische Nutzungsanalyse sowie die statistische Messung der Herkunft von Besuchen und des Erfolgs unserer Werbemaßnahmen eingesetzt. Rechtsgrundlage für die Speicherung von Informationen auf Deinem Endgerät oder den Zugriff auf dort gespeicherte Informationen ist § 25 Abs. 1 TDDDG. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst Deine Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern. Technisch notwendige Cookies bedürfen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keiner Einwilligung, soweit sie für die Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich sind.

Reichweiten-Attribution (nur nach Einwilligung): Um nachzuvollziehen, über welchen Weg Du auf pharmatorium aufmerksam geworden bist, setzen wir nur nach Deiner Einwilligung einen pseudonymen Cookie (pharmatorium-anonymous-id, Speicherdauer 1 Jahr) und übermitteln Besuchsdaten (aufgerufene Seite, verweisende Seite, Kampagnen-Parameter) an unsere Web-App. Ohne Einwilligung wird dieser Cookie nicht gesetzt und es werden keine Besuchsdaten übermittelt. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. Nutzungsanalyse und statistische Werbemessung mit Google Analytics 4 (nur nach Einwilligung)

Wir setzen Google Analytics 4 ein, um die Nutzung der Web-App statistisch auszuwerten und zu verbessern. Die Auswertung umfasst auch die statistische Messung, über welche Wege und Anzeigen Besuche auf pharmatorium gelangen und welchen Erfolg unsere Werbemaßnahmen haben. Google Analytics 4 wird nur aktiviert, wenn Du zuvor eingewilligt hast. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Google Analytics 4 verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Informationen über die Nutzung der Web-App zu erfassen. Dazu können auch Angaben zur Herkunft des Besuchs und zu angeklickten Anzeigen gehören.

Google Analytics 4 ist hierzu mit Google Ads verknüpft. Die Verknüpfung dient ausschließlich der statistischen Bereitstellung und Auswertung der Messwerte. Die mit Google Analytics 4 erhobenen Daten werden nicht für personalisierte Werbung, Remarketing oder zur Steuerung oder Optimierung der Werbeausspielung verwendet.

Empfänger der Daten ist Google Ireland Limited. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Unternehmen von Google in Drittländern, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden. Soweit dabei personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Du kannst Deine Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9. Zahlungsabwicklung über Stripe

Wenn Du kostenpflichtige Inhalte oder Abonnements über die Plattform erwirbst, werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere Bestandsdaten, Zahlungsdaten, Transaktionsdaten sowie Daten zur Bereitstellung von Zahlungsbelegen und, soweit vorgesehen, Rechnungen gehören. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Zahlungsabwicklung wird Stripe als Zahlungsdienstleister eingesetzt. Empfänger der Daten ist Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland.

Soweit im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung personenbezogene Daten an Unternehmen der Stripe-Gruppe außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Daten, die im Zusammenhang mit Zahlungen und Abrechnungen verarbeitet werden, speichern wir im Rahmen der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

10. Transaktionale und servicebezogene E-Mails über Resend

Für den Versand transaktionaler und servicebezogener E-Mails, insbesondere zur E-Mail-Verifizierung, zum Passwort-Reset, für Eingangsbestätigungen und Antworten zu Feedback, für Nachrichten zum Produkttest sowie für sonstige systembedingte Benachrichtigungen, setzen wir den Dienst Resend ein. Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Vorname, Betreff, Nachrichtentext, Versandzeitpunkt, Zustellstatus sowie technische Versanddaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Anlass auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen und nachvollziehbaren Kommunikation mit Nutzern.

Anbieter ist Resend, Inc., 2261 Market Street #5068, San Francisco, CA 94114, USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

10a. E-Mail-Kommunikation und Marketing über Klaviyo

Wir setzen Klaviyo zur Verwaltung ereignisbezogener E-Mail-Kommunikation und zugehöriger Kommunikationsabläufe ein. Je nach Nutzung können dabei insbesondere E-Mail-Adresse, Vorname, interne Kennungen, Herkunft oder Quelle eines Ereignisses, Bearbeitungs- oder Abschlussstatus sowie produktbezogene Ereignisdaten verarbeitet werden.

Soweit die Verarbeitung für servicebezogene Kommunikation, die Verwaltung eines angeforderten Produkttests oder die technische Steuerung zugehöriger Abläufe erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen Kommunikation und der Verwaltung produktbezogener Abläufe.

Marketing- und allgemeine Informations-E-Mails über Klaviyo versenden wir nur, wenn Du zuvor eingewilligt hast. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail oder per E-Mail an info@pharmatorium.de widerrufen.

Anbieter ist Klaviyo, Inc., USA. Eine Verarbeitung oder Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Soweit erforderlich, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

11. Empfänger / Kategorien von Empfängern

Wir setzen externe Dienstleister und Anbieter ein, an die personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben übermittelt werden können. Dazu gehören insbesondere:

• Hosting- und Betriebsdienstleister, insbesondere Vercel

• Dienstleister für Datenbank, Authentifizierung und Datenspeicherung, insbesondere Supabase

• Stripe für die Zahlungsabwicklung

• OpenAI für die KI-gestützte Verarbeitung von PDF-Inhalten sowie für die mögliche KI-gestützte Auswertung von Umfragen und Feedback

• Anthropic für die mögliche KI-gestützte Auswertung von Umfragen und Feedback

• Resend für transaktionale und servicebezogene E-Mails

• Klaviyo für ereignisbezogene E-Mail-Kommunikation und nach Einwilligung für Marketing- und Informations-E-Mails

• Apple für iCloud-Speicherung und, bei entsprechender Auswahl, für TestFlight-Einladungen

• Microsoft 365 Business und Outlook, gehostet über Qualityhosting AG, für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation und gegebenenfalls die Verarbeitung exportierter Dateien

• Google Ireland Limited für die Nutzungsanalyse mit Google Analytics 4 sowie die statistische Herkunfts- und Erfolgsmessung unserer Werbemaßnahmen in Google Ads nach erteilter Einwilligung

Soweit Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung in oder Übermittlung an Drittländer außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kann bei einzelnen Anbietern nicht ausgeschlossen werden. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss besteht, stützen wir eine solche Übermittlung auf geeignete Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

12. Deine Rechte

Du hast die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch bei Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Außerdem kannst Du Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

13. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen oder die Rechtslage ändern.